Helpdesk System

Helpdesken er designet til at give det bedste overblik over alle indmeldinger eller problemer, der opstår i den daglige drift af bygninger.

Vores Helpdesk system skaber det altid opdaterede overblik

Vores Helpdesk system har en vigtig dashboard-funktion, som er designet til at give det bedste overblik over alle problemer og indmeldinger, der registreres i det daglige. Modulet giver et unikt overblik over indmeldinger, der rapporteres af kunder, brugere, borgere og tekniske arbejdere. Helpdesk giver status af indmeldinger og ydelse af tjenesten kan evalueres både grafisk eller via GIS-kort, BIM-modeller eller interaktive 2D-tegninger til en lettere registrering og et bedre overblik over indmeldingerne.

Et Helpdesk system der giver nem registrering af indmeldinger

Både private virksomheder og offentlige institutioner skal have adgang til alle typer indmeldinger fra ex. de daglige brugere i ejendommen, udførende vedligeholdsarbejdere, bygningsrådgivere og i andre tilfælde direkte fra borgere i en kommune. MainManager gør det muligt ved at oprette indmeldinger direkte igennem vores Helpdesk system via disse platforme:

  • Web-baseret registrering
  • Smart device
  • App
  • E-mail
  • Andre systemer via Manamanager API

Specifikke MainManager brugergrupper kan se alle indkomne indmeldinger, uanset hvordan, hvornår eller af hvem de blev oprettet. MainManager gør det også nemt at håndtere eller oprette arbejdsordrer fra disse indmeldinger og tildele dem til interne teknikere eller eksterne serviceleverandører. Systemet giver mulighed for både en centraliseret Helpdesk og en distribueret Helpdesk. Sidstnævnte betyder, at hændelsen kan distribueres direkte videre til specifikke afdelinger, der har ansvaret for særlige kategorier af ​​indmeldinger.

Vores Helpdesk system er en værdifuld proces for både dig og dine kunder

De vigtigste fordele ved hjælp af vores Helpdesk system:

  • Skaber gennemsigtighed i serviceleverancen mellem ejendommens brugere og serviceorganisationen
  • Gør det muligt at definere målbare Key Performance Indicator s(KPI) her og nu, som visualiserer et øjebliksbillede af trends og udviklinger grafisk via dashboard
  • Gør det muligt at udføre Service Level Agreement (SLA) præstationsanalyser
  • Alle brugere registrerer deres indmeldinger ét sted
  • Ejendommens brugere undgår at spilde tid på at forsøge at finde ud af, hvilken division de skal indberette deres indmeldinger til
  • Muliggør en pragmatisk og faktuel afrapportering af indmeldinger i organisationen.

Reaktionstider

Mange virksomheder og institutioner er begyndt at oprette politikker for deres tjenester og responstider. Mål for svar-tider kan defineres, måles og aflæses i MainManager. Et dashboard gør det muligt at undersøge responstiden på et givet tidspunkt eller i et tidsrum.

Registrering af indmeldinger med vores Helpdesk system

Dette er hvad der sker, når kunden opretter en hændelse:

Kunde:

  • Kunden udpeger hvor hændelsen er registreret (på et kort, på tegning eller fra en liste)
  • Kunden beskriver hændelsen og opretter en elektronisk indmelding
  • Hændelsen er registreret i MainManager
  • Kunden modtager et identifikationsnummer for indmeldingen og har selv mulighed for at spore status på sagen senere.

Medarbejder:

  • Når indmeldingen kræver handling, oprettes en arbejdsordre fra den givne indmelding
  • Hvis intet skal gøres, lukkes indmeldingen
  • En meddelelse kan sendes til brugeren, når indmeldingen er lukket (når arbejdsordren er afsluttet, eller når hændelsen er lukket uden arbejde).

Når en hændelse er registreret i vores Helpdesk system, kan medarbejdere med rette adgang gå igennem listen over indmeldinger og arbejdsordrer og:

  • Filtrere efter sted, status, datoer, hændelsestype osv.
  • Prioritere
  • Send kopi af indmeldinger og arbejdsordrer til relevante organisationer
  • Sorter efter status, placering osv.
  • Skifte hændelsens status

Oprette en arbejdsordre fra hændelsen.

OnTheGo – Holder styr på alle dine opgaver udendørs

OnTheGo er en af ​​MainManagers mest populære appfunktioner, da det revolutionerer måden, brugerne kan registrere indmeldinger på en mobil på. Brugere kan bruge deres smartphones eller tablets til at registrere indmeldinger og gennemgå dem via GPS-placering. Slut med trykte kort og mistet overblik. OnTheGo-funktionen giver dig adgang til oplysninger, når du er på farten.

Brug OnTheGo til at:

  • Registrere indmeldinger og indtaste oplysninger i Helpdesk systemet
  • Vedhæfte et billede taget på stedet – du kan endda tegne på billedet for at fremhæve, hvad der skal gøres
  • Vælge kategorier og indstille prioritetsniveauer

Løse opgaver på stedet.

Arbejdsordreprocessen

Arbejdsordrer er en af kerneprocesserne i MainManager, som sikrer organisationen det optimale informationsflow. En arbejdsordre oprettes og sendes til en entreprenør eller en medarbejder, når et job skal udføres. Den indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at afslutte jobbet:

  • Beskrivelse
  • Beliggenhed
  • Opretter
  • Modtager
  • Datoer
  • Budget.

Arbejdsordren kan forbindes til andre komponenter såsom kontrakter, konti, drift eller vedligeholdelsesopgaver, alt efter brugernes behov.

Med vores Add-on modul Helpdesk, får du altså det altid opdaterede overblik over alle indmeldinger, eller problemer, der opstår i den daglige drift af dine bygninger. Mainmanager er altså et Facility management system, som skaber et samlet overblik over din ejendomsportefølje.