Drift og vedligehold

Opret vedligeholdelsesplaner fra inspektioner gennemført af konsulenter, fagfolk eller egne udførende på ejendommen.

Administrer dine oplysninger og omkostninger

Drifts- og vedligeholdelsesmodulet er et effektivt værktøj til at styre information og omkostninger i forbindelse med drift og vedligehold af dine ejendomme. For at holde ejendomme og den tilhørende infrastruktur i den bedst mulige stand gennem hele levetiden, er det vigtigt at have drifts- og vedligeholdelsesprocesser samt arbejdsgange der er enkle. Når man har adgang til alle relevante oplysninger og den tilhørende historik bliver det nemt at træffe bedre beslutninger og planlægge fremtidige aktiviteter. Henvendelser og indmeldinger, der oprettes af ejendommens brugere og andre interessenter, kan gennemgås sammen med resultaterne af gennemførte bygningssyn eller inspektioner. Alle tidligere aktiviteter og omkostninger kan nemt hentes når organisationen skal estimere fremtidige omkostninger i budgetprocessen. Når budgetteringsprocessen er til endebragt godkendes budgettet af ledelsen, og planen kan sættes i drift.

Arbejdsordrer med bevillinger, udstedes for hvert projekt, og omkostninger estimeres. Projektlederen kan til enhver tid se de bevillingsrammer, som er tildelt projektorganisationen på individniveau, og hvor meget der er tilbage uden at skulle vente på, at omkostningerne bogføres. Proceduren indebærer, at projektorganisationen og serviceleverandører er forpligtet til at indberette eventuelle stigninger i omkostningerne (og modtage godkendelse), hvis den oprindelige bevillingsramme overskrides. Alle bogførte omkostninger hentes fra virksomhedens regnskabsafdeling. Omkostningerne aggregeres på bygningsdelsniveau, og gradvist opbygges data til benchmarking af drifts- og vedligeholdelsesomkostninger, som igen kan bruges til fremtidig planlægning og budgettering af driftsomkostningerne for tilsvarende bygninger. En gennemgang af den godkendte opgaveplan viser de estimerede omkostninger for den pågældende ejendom, ejendomsgruppen og porteføljen. Dette giver et flot overblik over planens fremdrift, oprindeligt budget, planlagte, disponerede og bogførte omkostninger. MainManager har gennemført mange integrationer og har gode erfaringer med integrationer til de fleste ERP-systemer, som f.eks. Agresso, Navision, Concorde, Axapta, SAP, OPUS, Prisme og Oracle.

Ejendommens historie er penge værd

Alle handlinger udført på specifikke ejendomme og aktiver registreres og gemmes i MainManager. De historiske data kan omfatte:

  • Ordrehistorik
  • Vedligeholdshistorik
  • Omkostningsoplysninger
  • Inspektionshistorik
  • Tegninger

At kende ejendommens historie vil til enhver tid forbedre brugerens fortrolighed med ejendommen. Det forkorter læringskurven for nye medarbejdere, muliggør sammenligninger på mange forskellige områder, som er en helt afgørende forudsætning for at kunne skabe pålidelige og realistiske planer for en ejendomsportefølje.

For at hjælpe brugere med at registrere og vedligeholde data, har MainManager udviklet en trinvis proces til at hjælpe brugere godt i gang. Træk og slip funktioner er indbygget i mange af processerne for at forenkle og lette vedligeholdelses- og registreringsprocedurerne.

Forebyggende vedligehold

Mange kunder er afhængige af regelmæssige inspektioner, hvor fagfolk går gennem bygningen og systemerne, indsamler og registrerer mangler, prioriterer det, foretager risikoanalyser og estimerer tid og pris for det nødvendige arbejde. Inspektioner kan have vidt forskelligt ophav; energioptimering, sikkerhedsgrunde, lovpligtige krav, tilstandsbaseret m.fl. Dette modul er designet til at oprette vedligeholdelsesplaner fra formelle eller uformelle inspektioner.

Oplysninger indsamles via MainManager APP, via Excel-dokumenter eller vores MainManager web-baserede løsning. Oplysningerne uploades til første trin i vedligeholdelsesprocessen, hvor vedligeholdelseseksperterne prioriterer vedligeholdelsesopgaverne og opretter en flerårig plan (5 til 10 år er en fælles tidsramme).

Ved udarbejdelsen af vedligeholdelsesplanen for næste år hentes opgaver fra den langsigtede plan og tillægges de årlige opgaver. En administrator modtager et overblik over alle forslagene med angivelse af vedligeholdelsestrang og kan her efter godkende eller afvise vedligeholdelsesanmodningen, indtil budgetrammen er opfyldt. Budgetprocessen er normalt integreret med kundens økonomisystem.

Enkel årsplanlægning

Oprettelsen og gennemførelsen af ​​årlige budgetplaner er central for alle virksomheder og offentlige institutioner.

Brugere kan:

  • Administrere vedligeholdelsesplaner
  • Udstede arbejdsordrer
  • Allokere arbejdskraft
  • Se allokeret budget og status
  • Vurdere udgifter og en ejendoms tilstand.

Der skal dog tages nogle få vigtige hensyn, når der oprettes forebyggende planer. Nedenstående er et eksempel til illustration:

Evaluering

Den bruger, der opretter planen, gennemgår opgaver, arbejdsordrer, indmeldinger, byggekontrolresultater, omkostningsoverslag og reelle omkostninger for den pågældende ejendom de seneste år.

Oprettelse og godkendelse

Der skal være oprettet en vedligeholdsplan, som bygger på ejendommens tilstand og behov, som i sidste instans opnår ledelsens godkendelse.

Allokering af midler

Midlerne kan allokeres på forskellige niveau i strukturen, som f.eks. på en region, projektgruppe eller pr. ejendom. Omkostningerne fra opgaver og arbejdsordrer i vedligeholdelsesplanen opsummeres automatisk i grafer og tabeller og giver et hurtigt overblik over, hvordan budgetstatus er på et hvilket som helst tidspunkt.

Afhjælpende vedligehold

Denne proces bruges til at håndtere den daglige drift af ejendommen. Det er her, brugeren kan registrere indmeldinger, udstede arbejdsordrer, overvåge arbejdsbelastning, ressourcer og de afledte omkostninger.

Processen for styring af den daglige drift

Her genererer modulet en driftsplan ud fra standardopgaver, der er defineret i en smart applikation, som vi kalder Building Master. Den kan med fordel anvendes, når driftslederen forinden har oprettet ejendommen med tekniske systemer og bygningsdele. Det er en automatisk funktion, der skaber driftsplanen for hvert teknisk system og bygningsdel, som kunden har besluttet at udføre forebyggende vedligeholdelsesopgaver på. Det er også muligt at oprette og anvende funktionen ifb. med lovpligtige opgaver som brandforebyggelse, sundhed og sikkerhed. Planer kan naturligvis også oprettes manuelt.

Standard Task Bank

Hvert objekt (bygning, etage, rum, teknisk system) i MainManager kan tilsluttes en eller flere standardopgaver, som er skabelon til den egentlige opgave, der skal udføres. Standardopgaverne indeholder oplysninger om arbejdsordrer, inspektioner, tjeklister og intervaller mellem inspektioner. Hvis objektet er registreret på et sted, oprettes standardopgaver og inspektioner automatisk og sendes til personale på stedet eller serviceleverandører med ønskede intervaller.

Eksempel:

Oprettelse af en standardopgave til observation af branddøre:

  • Der oprettes en standardopgave
  • En standard checkliste for branddøre er forbundet med standardopgaven, hvis det ønskes
  • Standardopgaven er knyttet til objekttypen for branddøre i standardopgavebanken.

Nu er standardopgaven klar til brug. Det betyder, at hvis en ny bygning oprettes og indeholder en branddør, som allerede er oprettet i MainManager, så sender standardopgavebanken automatisk en arbejdsordre med de ønskede intervaller.

Arbejdsordrer

Når årsplanen er blevet accepteret, kan arbejdsordrer sendes til en entreprenør, servicevirksomheder eller en intern medarbejder. Arbejdsorden indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at afslutte jobbet:

  • Opgavebeskrivelse
  • Beliggenhed
  • Opdragsgiver
  • Modtager
  • Datoer
  • Budget

I arbejdsordreprocessen kan der tilvælges andre værdifulde processer til:

  • Inspektioner
  • Tidsregistrering
  • Kundetilfredshedsanalyser
     

Arbejdsordrer på mobilen

MainManager er også tilgængelig på mobile platforme. App’en giver dig adgang til arbejdsordrer, og gennem det kan du for eksempel:

  • Se arbejdsordre
  • Skifte status på arbejdsordre
  • Skrive kommentarer
  • Registrere tid
  • Registrere indmeldinger
  • Registrere omkostninger
  • Videresende ordrer til en anden medarbejder
  • Udfylde tilfredshedsmålinger
  • Udfylde inspektioner / checklister.